La checklist Qualiopi
critère 4
Tous les documents à exiger de chaque formateur — société ou auto-entrepreneur — avec leurs durées de validité et les pièges relevés en audit. À suivre ligne par ligne.
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Formateur en société (SARL, SASU, EURL…)
Pièce d'identité du formateur (CNI, titre de séjour ou récépissé)
en cours de validité
moins de 3 mois — à re-demander régulièrement
Attestation de vigilance URSSAF
valable 6 mois — le document le plus souvent périmé en audit
Attestation de régularité fiscale (DGFiP)
millésime de l'année en cours
période de couverture en cours — vérifiez les dates, pas seulement la présence
CV / parcours professionnel
daté, cohérent avec les formations dispensées (indicateur 17)
RIB
au nom de la société
Contrat de prestation de services
signé des deux parties — un contrat non signé ne prouve rien
Charte qualité formateur
signée
Formateur auto-entrepreneur
Pièce d'identité (CNI, titre de séjour ou récépissé)
en cours de validité
Attestation de vigilance URSSAF
valable 6 mois, y compris pour un auto-entrepreneur
souvent oubliée par les indépendants — exigez-la
CV / parcours professionnel
daté, cohérent avec les formations dispensées
RIB
au nom de l'auto-entrepreneur
Contrat de prestation de services
signé des deux parties
Charte qualité formateur
signée
Durées de validité — et où ça coince
| Document | Validité | Le piège classique |
|---|---|---|
| Attestation de vigilance URSSAF | 6 mois | Expire deux fois par an — sans rappel automatique, elle est presque toujours périmée le jour J. |
| Extrait Kbis | 3 mois (usage) | Aucune validité légale stricte, mais un Kbis ancien fait mauvaise impression en audit. |
| Attestation RC Pro | 1 an (période de couverture) | L'attestation de l'année précédente traîne dans le dossier — vérifiez la période, pas le PDF. |
| Attestation fiscale DGFiP | Millésime annuel | À renouveler chaque année civile. |
| Pièce d'identité | Date du titre | Titres de séjour : surveillez la date de fin de droit au travail. |
| Contrat de prestation | Durée de la mission | Présent mais non signé, ou signé d'une seule partie. |
Votre organisation avant l'audit
Un dossier par formateur — papier ou numérique, mais un seul endroit, pas trois boîtes mail.
Notez la date d'expiration de chaque document le jour où vous le recevez.
Passez la liste en revue tous les mois : ce qui expire dans les 60 jours se re-demande maintenant.
Gardez la preuve de vos relances (emails envoyés) — elle démontre votre process de veille.
La veille du contrôle, rejouez cette checklist du premier au dernier item pour chaque formateur actif.
Les erreurs qui coûtent une non-conformité
Collecter les documents une fois à l'arrivée du formateur, puis plus jamais.
Vérifier la présence du fichier sans lire les dates qu'il contient.
Attendre la convocation à l'audit pour tout re-demander en urgence.
Oublier les formateurs occasionnels — un seul dossier incomplet suffit pour une non-conformité.
Cette checklist vous aide à préparer le volet documentaire du critère 4 Qualiopi. CertiSkool n'est pas un organisme certificateur et ne garantit pas la certification — la décision appartient à votre auditeur.
Et si la checklist se tenait toute seule ?
CertiSkool collecte ces documents auprès de vos formateurs, relance automatiquement tant qu'il manque une pièce et vous alerte avant chaque expiration.
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