Réglementation

Gestion des sous-traitants en formation professionnelle : obligations et bonnes pratiques

Faire appel à des formateurs indépendants est courant dans le secteur de la formation. Mais cela implique des obligations précises — légales, fiscales et Qualiopi. Tour d'horizon complet.

Définir le cadre : sous-traitant ou salarié ?

Avant tout, assurez-vous que la relation avec vos formateurs est bien de la prestation de services et non du salariat déguisé. Les critères de requalification à risque :

⚠️ Risque de requalification : Le formateur n'a que vous comme client
⚠️ Risque de requalification : Vous fixez ses horaires et son lieu de travail
⚠️ Risque de requalification : Il utilise uniquement votre matériel
✓ Il a plusieurs clients et gère son emploi du temps
✓ Il facture avec sa propre société ou en tant qu'AE
✓ Il apporte son expertise et son matériel

Les 4 obligations légales incontournables

1

Devoir de vigilance URSSAF

Art. L.8222-1 CT

Obligatoire dès 500€ HT sur 6 mois. Vous devez vérifier l'attestation de vigilance de votre prestataire au moment de la signature du contrat, puis tous les 6 mois pendant la durée de la prestation.

2

Contrat de prestation écrit

Art. L.6232-1 CT

Un contrat écrit est fortement recommandé (et exigé par Qualiopi). Il doit mentionner : l'objet de la mission, la durée, les modalités de rémunération, et les conditions de résiliation.

3

Déclaration de sous-traitance Qualiopi

Référentiel Qualiopi C6

Si le prestataire intervient dans une formation financée, vous restez responsable de la qualité. Le prestataire doit respecter vos engagements Qualiopi et vous devez pouvoir le justifier.

4

Archivage des pièces justificatives

Art. L.243-14 CSS

Conservez l'ensemble des documents pendant au moins 5 ans (durée de prescription fiscale et sociale). En cas de contrôle URSSAF, vous devrez les produire immédiatement.

Checklist de contractualisation

Pour chaque nouveau formateur prestataire, vérifiez :

Contrat de prestation signé (objet, durée, tarif)
Attestation de vigilance URSSAF < 6 mois
Kbis < 3 mois (si société) ou avis de situation SIRENE (si AE)
Attestation RC Pro en cours de validité
Pièce d'identité valide
CV ou parcours justifiant les compétences sur les modules concernés
RIB pour le règlement
Numéro de déclaration d'activité (NDA) si le prestataire forme lui-même

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