Liste complète des documents formateur vacataire en 2026
Vous faites appel à des formateurs indépendants ? Voici exactement quels documents exiger selon leur statut — et pourquoi certains OFs se font recaler à l'audit Qualiopi.
Attention au critère 4 Qualiopi
Le critère 4 de Qualiopi exige de justifier des compétences et de la qualification de vos intervenants. Un dossier incomplet peut entraîner une non-conformité lors de l'audit.
Documents obligatoires pour un formateur en société (SASU, EURL, SAS...)
De moins de 3 mois. Prouve l'existence légale de la société.
Obligatoire pour tout prestataire. Prouve que la société est à jour de ses cotisations sociales (article D.8222-5 du Code du travail).
Certifie que la société est à jour de ses obligations fiscales. À renouveler chaque année.
Responsabilité Civile Professionnelle. Protège en cas de dommage causé lors de la prestation.
CNI, passeport ou titre de séjour valide.
Obligatoire pour Qualiopi C4 : justifie les compétences du formateur sur les modules qu'il anime.
Pour le règlement des prestations.
Encadre la relation commerciale. Obligatoire pour la facturation et la conformité.
Documents obligatoires pour un auto-entrepreneur
Obligatoire dès 500€ HT de prestation cumulée sur 6 mois (art. L.8222-1 CT). Téléchargeable sur autoentrepreneur.urssaf.fr.
Preuve d'immatriculation. À vérifier sur societe.ninja ou infogreffe.fr.
Fortement recommandée, parfois exigée selon votre secteur.
CNI, passeport ou titre de séjour en cours de validité.
Indispensable pour Qualiopi C4.
Pour le règlement.
Définit le périmètre de l'intervention.
Documents spécifiques aux formateurs étrangers
Pour les ressortissants hors UE. À vérifier avant toute prestation.
Acceptable si le titre est en cours de renouvellement.
Pour les formateurs envoyés par une entreprise européenne.
Fréquence de mise à jour
Ce que risque un OF sans ces documents
Sans dossier complet, votre organisme de formation s'expose à :
- Non-conformité au critère 4 Qualiopi → suspension ou retrait de la certification
- Redressement URSSAF pour travail dissimulé (si l'attestation de vigilance manque)
- Responsabilité en cas d'accident si le formateur n'a pas de RC Pro
- Impossibilité de justifier les compétences du formateur auprès du financeur (OPCO)
Automatisez la collecte de ces documents
CertiSkool collecte automatiquement tous ces documents par email, vérifie leur validité avec l'IA et vous alerte avant chaque expiration.
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